Papeleo, agobios cada trimestre, descontrol de gastos… ¿Te suena? Es lo que te evitarás si consigues dar con el sistema adecuado. Para ello, la tecnología es una gran aliada, que facilita la vida sí sabemos aprovecharla. ¿Quieres centrarte al máximo en aportar valor a tu negocio, y que la tecnología haga el resto? Los pagos son el pan de cada día de las PYMES, y contar con soluciones que permitan agilizar el proceso es toda una ventaja competitiva. Para ser más eficaz en los temas financieros, cuenta con las herramientas de pagos que toda PYME debe utilizar.
1. Herramienta de software para llevar la contabilidad
Hay un aspecto en toda PYME que es fundamental, que es la facturación, pues si se descuida resulta irrelevante la calidad de tus productos o servicios. El éxito de tu pequeña o mediana empresa dependerá en gran medida de que puedas administrar bien tus activos y generar beneficios.
Por ello, antes de entrar en herramientas vinculadas al cobro de clientes y pagos de proveedores, empecemos por un elemento indispensable para el éxito de toda PYME. Necesitarás contar con un programa informático que te permita emitir facturas de forma rápida, hacer pagos a proveedores con agilidad y en plazo e integrar todo ello con las presentaciones trimestrales a Hacienda.
Es mejor delegar en la tecnología, y así se agilizan mucho los procesos y se evitan posibles errores humanos en algo tan importante. Ahorrarás tener que preparar manualmente el listado de todo lo que has cobrado cada trimestre, e incluso puedes dar acceso a tu gestoría para que lleve todo al día sin que tengas que ocuparte tú de nada.
Tienes soluciones específicas de pagos, pero que no cubren otras necesidad de tu negocio y te obligan a tener varias herramientas. Si bien pueden ser una vía más económica para tu PYME, ten en cuenta que también hay herramientas integrales todo en uno.
Son soluciones más caras normalmente, pero tienen la ventaja de que integran todos los procesos, ahorrando con ello tiempo y errores. Además, te permiten tener una visión global del negocio, integrarse con bancos, automatizar procesos y más.
Estas son algunas de las principales funcionalidades que tienen las soluciones integrales:
- Gestión de clientes
- Generación de facturas
- Control de gastos e ingresos
- Contabilidad
- Gestión de inventario
- Integraciones de pago con PayPal, Stripe y demás pasarelas estándar
- Vinculación a ecommerce de Prestashop, Woocommerce y otros
- Posibilidad de asociarse también tus campañas de marketing en Facebook Ads y otros, a través de Zapier
Vale la pena plantearse una opción integral que integre todas las partes de tu PYME: marketing, finanzas, producto y atención al cliente. Cualquiera de las áreas que falle terminará repercutiendo al resultado final de tu negocio. Por tanto, a la hora de elegir un programa de pago para tu PYME, piensa si además necesitas solucionar otros aspectos que también necesitan herramientas eficaces, y si existe una solución que pueda integrarlos todos.
2. Herramientas de pagos propiamente dichas
Si necesitas cobrar a tus clientes, ¿qué opciones tienes? Hay soluciones de software y de hardware para ello, en función de si tienes un negocio local o solo digital.
En todo caso, necesitarás una pasarela de pago, pero, ¿cuál elegir? Lo importante es que busques una opción de costes en función de tu volumen de transacciones y sobre todo que te asegures de elegir calidad y seguridad para tus clientes.
PayPal es uno de los mejores procesadores de pago que hay, pues trabaja en más de 20 monedas y más de 200 países, y es muy segura. Además, te permite emitir y organizar facturas dentro de la plataforma, lo cual resulta muy cómodo y práctico.
Otra excelente opción es Stripe, una de las mejores herramientas de pagos que toda PYME debe utilizar. Esta herramienta de software es un procesador muy intuitivo que conecta a los clientes con el banco para facilitar las transacciones. Tiene la ventaja de que también se integra con Apple Pay o Android Pay, e incluso con BitCoin.
Además, si tienes un local físico donde atienden a clientes, tendrás que incorporar un TPV y un datáfono, para poder hacer cobros y facilitar el uso de tarjeta de débito o crédito.
Tus clientes valorarán que les des facilidades, y además aumentarás el ratio de conversión de tu negocio si consigues dar con un método fácil y que genere confianza.
3. Apps de finanzas personales
Una de las tareas cotidianas de las PYMES que más generan agobio a los dueños o gerentes es guardar los tickets y tener que anotar todos en el sistema a la hora de presentar los IVAs trimestrales.
Para evitar este estrés cuatro veces al año, mejor apóyate en soluciones informáticas como okticket, una app que te permite sacar fotos de los tickets y guardarlos de forma rápida y práctica.
También hay apps de finanzas personas que te permiten anotar gastos y ver el rendimiento de forma detallada.
Dependiendo del volumen de tu negocio, es posible que con una app básica te resulte suficiente, y más si usas el móvil a menudo y no tanto el ordenador de sobremesa. En ese caso, apps como Monefy o Fintonic pueden ser soluciones interesantes para ti.
Si alguna vez te has preguntado en qué se te van más los gastos, o qué proveedores te están saliendo más caros, apps como estas te darán la respuesta. Podrás analizar patrones de consumo, de precios y demás. Con unos buenos informes y una herramienta ágil de gestión, ganarás horas y tranquilidad para tu PYME.
En el caso de que tengas una PYMEs con más volumen de negocio, es mejor pasar a un software más completo como Holded, por ejemplo. Cuenta con soluciones más completas, posibilidad de uso por varias personas, integraciones bancarias, acceso desde PC y más.
Claves para sacar el máximo partido a las herramientas de pagos de tu PYME
Implica a todo el personal
En primer lugar, recuerda elegir una opción que funcione para todo el personal. La eficiencia nunca debe ignorar el lado humano: ¿se sienten cómodas todas las personas? Si ignoras este aspecto, puedes fracasar por la falta de implicación de alguna de las partes.
A veces es cuestión de buscar una interfaz más simple, para no asustar a los menos tecnológicos de la empresa. También es posible que necesites aceptar una curva de aprendizaje, que incluya formación y muchas dosis de paciencia.
Aplica una metodología clara y uniforme
La clave del éxito de la implementación de sistemas de pagos en una PYME es que su uso sea siempre coherente. Imagina si no el caos que se puede generar, si cada uno emplea la herramienta a su modo, cambiando nombres y procedimientos.
Lo ideal es pautar un dinamismo desde buen principio, para maximizar la eficiencia. Verás la cantidad de reuniones, emails, horas de trabajo y problemas que te ahorrarás con tu gente si inviertes al principio un tiempo valioso de coordinación y protocolización.
Analiza el costo y el beneficio
Algunas veces las PYMEs pueden tener la sensación de que no les conviene gastar en herramientas o que es demasiado caro. Antes de cerrarte en esa postura, analiza lo que puedes reducir en gastos económicos y de personal si inviertes en la tecnología adecuada. Además, también valora el impacto que tendrá en tus clientes y proveedores, en cuanto a tiempos de espera y satisfacción con tu PYME.
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Dicen que a veces comprar caro sale barato, y comprar barato puede salir muy caro. Un programa de software puede parecerte demasiado costoso para tu pequeña empresa. Sin embargo, si el coste es menor de todas las horas perdidas cada mes, el desgaste del trabajo y los errores humanos que suponen pérdidas de clientes, es probable que valga la pena.
Conclusión
En resumen, necesitarás una o varias soluciones que te permitan agilizar procesos, minimizar gastos y maximizar beneficios. Apóyate en una pasarela de pagos confiable y práctica, una herramienta de facturación y apps de finanzas para uso diario si las necesitas.
Además, plantéate una solución integral tecnológica que te permita llevar al negocio al siguiente nivel, recortando en tareas innecesarias y maximizando los beneficios.
Ahora ya conoces las herramientas de pagos que toda PYME debe utilizar y las claves para mejorar tus procesos de pagos y cobros en tu empresa. Es hora de comenzar, y disfrutar de la mejora de calidad de vida y eficiencia que irás notando en tu negocio. Elige la solución que mejor se ajuste a tus necesidades, bolsillo y preferencias.
¡Mucha suerte con tu implementación y a disfrutar de los resultados!
Autor:
Italo Viale es Co-fundador de Outreach Humans, agencia especializada en performance SEO para compañías de software B2B. También co-fundador de Topagencias – un marketplace B2B que une a las mejores agencias con los mejores proyectos. Contacto: Linkedin