Tener un negocio exitoso puede depender de muchos factores. Podemos tener un producto interesante, que haga que nuestro porcentaje de ventas sea alto o podemos tener una excelente atención al cliente.
Estos son, principalmente factores externos. Un negocio que realmente es exitoso, también necesita tener una organización y funcionamientos internos impecables, donde todo funcione de la mejor manera.
Para poder conocer el estado de nuestra empresa, necesitamos un método que nos permita medir y evaluar si el funcionamiento de nuestra empresa es óptimo, y esa es la productividad.
La productividad evalúa los recursos que se utilizan y los pone en comparación con los bienes y servicios generados. De esta manera podemos saber si estamos produciendo como deberíamos o si, por el contrario, estamos produciendo menos.
Apoyarnos en softwares y herramientas específicas es una buena manera de aumentar la productividad. Si no sabes dónde empezar o tienes dudas, a continuación detallaremos 7 herramientas que pueden hacer que la productividad de tu empresa salga de los números negativos.
7 Softwares Para Mejorar Tu Productividad
En pleno siglo XXI, la tecnología ya debería ser tu mejor aliado. Sin embargo, existen aún muchas personas reticentes o que no ven con buenos ojos el depender de un programa.
Si es vuestro caso, os aconsejamos que sigáis leyendo ya que seguramente encontraréis más de un programa que os podrá interesar y que podréis aplicar en vuestro negocio.
1. OCR para facturas
Todos los negocios y empresas tienen que lidiar con facturas y documentos contables, ya sean propios o ajenos. A diario recibimos facturas que debemos catalogar, analizar y volcar los datos en nuestro sistema.
Muchas empresas utilizan programas de contabilidad y facturación automatizada, lo cual facilita la labor, ya que genera nuestras propias facturas digitales. Sin embargo, si tenemos clientes que aún envían facturas en papel o documentos escaneados, hacen que el volcado de datos sea más lento y tedioso, ya que hay que hacerlo manualmente.
Para evitar esta pérdida de tiempo Klippa ha creado un sistema OCR para facturas que ha revolucionado el mercado.
Por un lado, escanea y detecta todos los caracteres en la factura, convirtiéndolos en texto editable. Por otro lado, gracias al machine learning, analiza los datos y extrae la información relevante: desde los datos de contacto del cliente, hasta el número de cuenta, producto, valor, etc.
No solo nos ayuda a ahorrar muchísimo tiempo, sino que también nos ayuda a mantener la información organizada y siempre a mano. Definitivamente una herramienta que todos deberían tener.
2. Google Workspace
Es lo que anteriormente se llamaba GSuite o Google Docs. Se trata de una herramienta 100% online que nos permite editar, guardar y compartir todo tipo de documentos de ofimática en pocos segundos.
A diferencia de otros programas, que necesitaban ser instalados y que era necesario tenerlos para poder abrir los documentos, con Google Workspace puedes enviar cualquier tipo de documento, abrirlos y editarlos sin necesidad de un software adicional.
Además, al funcionar en la nube, puedes acceder a ellos en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Es la herramienta ideal para trabajar en grupo, ya que nos permite editar varias personas al mismo tiempo, añadir comentarios e incluso utilizar el chat para comunicarnos.
Hoy en día, Google Workspace es la manera más fácil y cómoda para compartir documentos entre varias personas.
3. Asana
Asana, a diferencia de los programas mencionados anteriormente, está hecho específicamente para mejorar la productividad de una empresa o negocio.
Su funcionamiento es sencillo: se trata de un tablero virtual, en el que están presentes todas las tareas que debemos llevar a cabo. Ya sean diarias, a largo plazo, individuales o colectivas, todas tienen un lugar en el tablero.
Pensar en todas las tareas juntas en un solo lugar puede dar miedo, pero lo útil de esta herramienta es que podemos filtrar las tareas, para solo ver aquellas que nos son relevantes o que necesitamos.
Además, en cada tarea podemos añadir la información relevante, desde notas hasta emails, fotos, documentos y, sobre todo, fecha límite. De este modo, todos los participantes de la tarea tienen la misma información y siempre a disposición en un solo lugar.
Puedes priorizar las tareas, en base a la fecha límite o a la importancia que tenga, y gestionar a través de Asana las tareas pendientes de todos los participantes, para poder controlar si se están llevando a cabo, o dar un toque de atención en el caso contrario.
Asana nos ayuda a gestionar y controlar todas las tareas que se llevan a cabo en nuestro negocio.
4. Microsoft Teams
Con la pandemia, nos hemos visto obligados a recurrir a softwares y programas que nos ayuden a comunicarnos remotamente. Con el pasar de los meses, estas prácticas se fueron convirtiendo en nuestro día a día. Es por eso que, habiendo ya pasado más de un año, hoy en día forman parte de nuestra vida diaria.
Hay muchas aplicaciones que sirven para comunicarnos de forma remota, entre ellas destaca Microsoft Teams. Se trata de una herramienta de comunicación hecha específicamente para el ambiente de trabajo. Combina el chat, con las llamadas, videollamadas y el almacenamiento de archivos.
Atrás quedaron los días de buscar un momento en que todos podamos estar físicamente en un lugar para reunirnos. Ya no es necesario perder tiempo dirigiéndonos a un lugar específico para tener una reunión, todo podemos hacerlo desde donde nos encontremos.
Ya sea con video o solamente audio, gracias a Microsoft Teams puedes reunirte con gente de todo el mundo, sin necesidad de salir de tu casa. Además, puedes estar en continuo contacto con todos tus compañeros de manera ágil, rápida y sin perder de vista tu trabajo.
También, permite la integración de muchas aplicaciones, que nos permiten desde editar documentos en tiempo real hasta conectarlo con nuestro programa de gestión de emails.
Microsoft Teams es mucho más que un simple programa de chat entre colegas.
5. Conversica
Hasta ahora, todos los programas de los que hemos hablado se centraban en mejorar la productividad a través de los procesos internos de nuestra empresa. Conversica nos ayuda a ahorrar tiempo y trabajo en la atención a los clientes.
Se trata de un software que utiliza la inteligencia artificial para tratar, entender y catalogar a los clientes que nos escriben. A través del cruce de datos y el uso de una extensa base de datos, Conversica responde de manera automática a los clientes, resolviendo sus dudas y evaluando si el cliente realmente está interesado en realizar la compra.
Esto es lo realmente sorprendente de esta herramienta: una vez que detecta que se trata de un cliente potencial interesado y que quiere realizar la compra, notifica de esto al comercial asignado, para que se ponga en contacto y termine de cerrar la venta.
Si bien de momento solo está disponible en inglés, puede ayudarnos si tenemos clientes de todas partes del mundo o, cuanto menos, es una tecnología a tener en cuenta ya que seguramente no tardará en ampliarse a más idiomas.
6. Bamboo HR
Volvemos a las herramientas que nos ayudan a mejorar los procesos internos de nuestra empresa, y ahora vamos al sector de los recursos humanos. Es necesario que los recursos humanos estén organizados y fácilmente operables, sobre todo si tenemos un amplio número de trabajadores.
La clave de una buena gestión de los recursos humanos es tener una base de datos clara pero llena de información, de eso se encarga Bamboo HR.
Nos permite crear una base de datos centralizada de perfiles de empleados a la que, con determinadas limitaciones y permisos, todos pueden acceder. Los trabajadores pueden así actualizar y controlar su propio perfíl, solicitar bajas, vacaciones y todas sus gestiones a través de esta herramienta.
Por otro lado, nos ofrece reportes e informes sobre nuestros trabajadores que pueden filtrarse por edad, trabajo, sector, etc.
Bamboo HR nos ofrece miles de soluciones automáticas para todas las gestiones de recursos humanos, en un solo lugar.
7. Hootsuite
Las redes sociales son imprescindibles hoy en día. Ya sea para darnos a conocer, o estar en contacto con clientes y potenciales clientes, es algo que no podemos descuidar.
Sin embargo, si de verdad queremos sacarle jugo, debemos dedicarle tiempo, del que no siempre disponemos. Para ayudarnos en este aspecto existe Hootsuite.
Imagina tener todos los perfiles de redes sociales en un solo lugar y gestionarlas desde un solo cuadro de mando. Contestar mensajes, comentarios, planificar publicaciones y tenerlo todo bajo control.
No solo sirve para que ahorremos tiempo, también nos ayuda a tener nuestras redes organizadas y unificadas. Definitivamente la mejor manera de ser nuestro propio Community Manager.
Conclusión
A veces, mejorar la productividad solo depende de unos pequeños ajustes. Existen herramientas que nos ayudan justamente a realizarlas e incluso un poco más. Todo lo que pueda ayudarnos a que dediquemos menos tiempo a tareas tediosas y más a otras tareas, es bienvenido.
Después de leer este artículo, esperamos que te hayas convencido de utilizar alguna de estas herramientas ― o todas, si es posible. El resto, depende de tí.